Ký Thay Tiếng Anh Là Gì, Tiếng Anh Giao Tiếp: Cách Viết Thư

Mặc dù khả năng đã được đào tạo tiếng Anh một cách bài bản trong trường lớp và phải dùng ngoại ngữ này trong công việc mỗi ngày nhưng không phải tất cả “dân văn phòng” đều khả năng viết và trình bày hiệu quả một bức thư giao dịch bằng tiếng Anh.

Bạn đang xem: Ký thay tiếng anh là gì

bắt buộc của một bức thư giao dịch rất đơn giản: trình bày đúng phương pháp, nội dung ngắn gọn và chặt chẽ. Mặc dù khả năng tùy biến theo mục đích, hoàn cảnh dùng và tính cách mỗi người nhưng để viết một bức thư giao dịch hiệu quả cũng cần tuân theo các quy tắc sau: 

Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng và phân chia thành các ý, các đoạn tách biệt cho dễ hiểu. nhớ đừng nên viết một bức thư quá 1 trang giấy, trừ trường hợp các nội dung cần trao đổi đặc biệt dài. Trình bày thư làm sao để bố cục khả năng như thế này:

Trong thư không viết tắt, trừ khi là các cụm từ chuyên môn hay được dùng. một vài cụm từ viết tắt cũng khả năng được chấp nhận trong các thư giao dịch, mặc khác nên Giảm:

– asap = as soon as possible

– cc = carbon copy (gửi thêm bản sao y thư tới một vài người liên quan ngoài người nhận chính)

– bcc = blind carbon copy (gửi thêm bản sao y tới một người nhận ẩn danh)

– enc. = enclosure (tài liệu gửi kèm)

– pp = per procurationem (ký thay)

– pp = postscript (khi muốn bổ sung thêm nội dung sau khi đã viết xong và ký tên)

– pto = please turn over (không được trang trọng lắm, viết ở cuối trang đầu đối với thư được in 2 mặt)

– rsvp = répondez s”il vous plaît (bắt nguồn từ tiếng Pháp, có nghĩa là Please reply/respond)

Trình bày một bức thư hiện đại thường khá đơn giản, chỉ cần chú ý các bố cục như sau (lưu ý rằng trình bày thư hiện đại không thụt lề):

– Địa chỉ nhận được viết bên trái, thấp hơn địa chỉ gửi một vài dòng. Địa chỉ nhận thường có chi tiết tên, chức danh người nhận và các thông tin tương tự địa chỉ gửi.

2. Ngày tháng:

Ngày tháng khả năng được viết bên phải, bên trái thư tùy theo tập tính mỗi người, cách dưới phần địa chỉ một vài dòng. Lưu ý, để tránh nhầm lẫn và cũng làm cho thư trông “lịch sự” hơn, phần tháng cần được viết bằng chữ. Ví dụ: 30 May 2011hoặc May 30th, 2011.

3. Phần chào hỏi:

– Chúng ta dùng Dear Sir/Madam đối với những người chúng ta không biết tên.

– Chúng ta dùng Dear Mr. X / Ms. Y đối với những người chúng ta biết tên. Lưu ý rằng người Việt Nam chúng ta hay xưng hô bằng tên, nhưng đối với người nước ngoài thì X, Y ở đây chính là họ của của người nhận. Nên dùng Ms. và Ms. khả năng dùng cho những người đã có và chưa có gia đình.

4. Nội dung thư:

Phần nội dung thư khả năng dài ngắn tùy từng trường hợp. khả năng bao gồm 2, 3 đoạn hoặc nhiều hơn. Thông thường, đoạn đầu sẽ là đề cập vấn đề, đoạn 2 sẽ là trình bày rõ hơn về vấn đề đã nói ở trên, đoạn 3 sẽ là đề xuất, ý kiến cho vấn đề đó.

5. Kết thư:

Kết thư liên quan đến phần chào hỏi đầu thư:

– Đầu thư dùng Dear Sir/Madam (không biết tên người nhận) thì ta sẽ dùng “Yours faithfully,”.

Xem thêm: Intransitive Verb Là Gì

– Đầu thư dùng Dear Mr. X / Ms. Y (biết tên người nhận) thì ta sẽ dùng “Yours sincerely,”.

6. Ký tên:

Sau phần kết thư, chúng ta sẽ để chừa ra vài dòng để ký, ngay dưới chữ ký sẽ đề tên của người gửi. Nên ký tên bằng bút mực hoặc bút bi ngòi to.

Tên được viết đầy đủ, ngay dưới chữ ký. Chức danh cũng được viết ngay dưới tên người viết.

Nếu trong trường hợp ký thay, thì phía trước tên người được ký thay ta thêm pp.

Nếu đã hoàn thành thư mà muốn bổ sung gì đó, ta thêm ps. và bổ sung phần nội dung đó vào.

Xem thêm: Bị Cáo Là Gì – Khi Nào được Gọi Là Bị Cáo

Trong trường hợp thư gửi kèm các tài liệu, văn bản khác, cuối thư ta thêm enc. và liệt kê các tài liệu, văn bản đó vào.

Chuyên mục: Hỏi Đáp