Minutes Of Meeting Là Gì

Cách tăng hiệu quả tạo meeting minutes bằng cách dùng tool hỗ trợ!

Meeting minutes là gì?

Meeting minutes là biên bản tường thuật cuộc họp. Có vai trò chính là lưu giữ các nội dung diễn ra trong cuộc họp, được coi là bản ghi nhớ hoặc giấy tờ họp.

Bạn đang xem: Minutes of meeting là gì

Ở một vài công ty, meeting minutes đóng một vai trò quan trọng như là một danh mục bàn giao (deliverables) cho khách hàng thay cho các báo cáo thông thường khác.

Tại sao lại cần meeting minutes?

Mục đích chính của meeting minutes là để ghi lại tất cả những gì diễn ra trong buổi họp, là bản ghi nhớ cho những người tham gia, cũng như để để chia sẻ thông tin với những người không có mặt và các bên khác tham gia cuộc họp, mặt khác còn giúp ngăn chặn việc thiếu xót công việc nào đó xảy ra chỉ vì sự đãng trí của một ai đó.

Trong meeting minutes ghi lại các mục thảo luận, hướng giải quyết, tình trạng hiện nay và hành động tiếp theo, cũng như lịch trình công việc nên nó cũng khả năng dùng làm checklist công việc, giúp nâng cao chất lượng công việc và giúp tiến hành các cuộc họp tiếp theo một cách hiệu quả hơn.

Trong công việc thường có rất nhiều meeting diễn ra với mật độ tần suất khác nhau như mỗi ngày, hàng tuần, mỗi tháng, …Với những meeting có mật độ tần suất dày đặc và nội dung quan trọng, việc ghi chép lại meeting minutes là một công việc đòi hỏi tỉ mỉ, cẩn thận và công phu hơn nhiều người nghĩ.

Trong bài viết này, công ty chúng tôi sẽ giới thiệu các mấu chốt quan trọng để tạo meeting minutes hiệu quả và các công cụ giúp thực hiện điều đó, hy vọng nó sẽ hữu ích cho những người gặp rắc rối với cách viết meeting minutes hoặc với những người muốn giảm thời gian rất cần thiết để tạo 1 bản meeting minutes.

Các điểm quan trọng khi tạo meeting minutes hiệu quả

1. Take memo

Để có cơ sở tạo meeting minutes cần ghi chú nội dung.

Càng ghi chú chi tiết, kỹ càng thì việc tạo meeting minutes sau đó càng đơn giản và đơn giản.

mặc khác, nếu chỉ ghi chú lộn xộn theo kiểu từng đám khoanh vùng nghuệch ngoạc khắp nơi trong sổ thì sẽ điều kiện cho việc tổ chức lại thông tin, vì thế điều quan trọng là phải ghi chú theo đúng thứ tự của meeting.

2. dùng template

Bạn khả năng tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tạo template mẫu dựa theo các mục mục đã được dự định họp (agenda) và bạn chỉ cần ghi chú nội dung vào đúng định dạng trong mẫu đã tạo sẵn.

Thậm chí bạn khả năng tạo template đơn giản ngay trong cuộc họp dựa theo những nội dung trình bày trong cuộc họp.

3. dùng tool

Bằng cách dùng các công cụ để tạo meeting minutes bạn khả năng nâng cao hơn hiệu quả rõ nét và giảm công sức của mình.

Sau khi tạo bằng tool bạn khả năng chia sẻ realtime ngay lập tức, giúp đơn giản kết nối với những người tham dự cuộc họp.

Các tool khả năng tạo meeting minutes hiệu quả:

GIJI

GIJI là app chuyên dụng để tạo meeting minutes được trang bị hàng loạt các chức năng đa dạng để hỗ trợ tạo meeting minutes hiệu quả.

Ưu điểm:

Là tool chuyên dụng tạo meeting minutes

Bất kỳ ai cũng khả năng tạo meeting minutes bằng cách dùng phầm mềm editoer chuyên dụng

Giao diện vô cùng đơn giản, đơn giản dùng:

Hoàn toàn không có những chức năng dư thừa nên khả năng chuyên tâm tạo meeting minutes mà không phả do dự.

Khuyết điểm:

Vì không dùng trên smartphone được nên không thể confirm khi ở ngoài công ty.

Ngoài việc tạo meeting minutes thì không còn chức năng nào khác.

Vì là tool chuyên dụng cho việc tạo meeting minutes nên được trang bị thêm các chức năng khác như chức năng chia sẻ thông tin, nên nếu muốn chia sẻ thông tin thì cần kết nối thêm với các app khác.

Xem thêm: Anthocyanin là gì ? anthocyanin có công dụng gì đối với sức khỏe?

AmiVoice

AmiVoice tool hỗ trợ tạo meeting minutes bằng nhận diện âm thanh.

Là một hệ thống tự động cắt lời nói trong cuộc họp bằng cách dùng công nghệ deep learning.

Ưu điểm:

Chuyển đổi văn bản tự động với nhiều lĩnh vực đa dạng khác nhau.

Nhận dạng văn bản tự động bằng nhận dạng giọng nói, không những áp dụng cho các cuộc họp thông thường mà còn cho nhiều lĩnh vực khác như phỏng vấn, khảo sát thị trường.

khả năng chỉnh sửa bổ sung cho văn bản tự động chuyển đổi bằng một màn hình chuyên dụng

Khuyết điểm:

Chi phí đắt đỏNgoài gói tối thiểu là 20.000$ thì cần sắm các thiết bị chuyên dụng hỗ trợ khác.

3 bí kíp khi tạo meeting minutes

1. Tạo format/template

Bằng cách dùng các mẫu và định dạng, bạn khả năng tạo meeting minutes hiệu quả hơn là viết từ một tờ giấy trắng.

mặt khác, vìmeeting minutes được dùng nhiều lần, để khả năng lưu lại các thông tin quan trọng một cách hiệu quả nhất thì cần liên tục cập nhật template mới phù hợp cho từng meeting.

2. Chuẩn bị trước

Nắm bắt trước mục đích và ageda của meeting sẽ giúp bạn tạo ra một meeitn minutes mạch lạc, đầy đủ.

Biết trước để bạn chủ động nắm thông tin cũng như tìm hiểu thông tin về một ngôn từ hay công việc nào đó mà bạn không biết.

3. Không bỏ lỡ thông tin trong meeting

Nếu bạn hoàn thành meeting minutes ngay trong cuộc họp, bạn sẽ bỏ lỡ vài thông tin quan trọng vì bạn không thể tập trung vào cuộc họp do quá chú tâm vào việc thực hiện tạo meeting minutes.

vì thế, tốt nhất là nhớ đừng nên viết những câu hoàn hảo trong cuộc họp, hãy ưu tiên ghi chú lại các thông tin ở mức độ khả năng nhìn và hiểu được, sắp xếp nội dung tại chỗ một cách mạch lạc đúng thứ tự, ghi được càng nhiều thông tin càng tốt và nên ghi chú ngắn gọn, dễ hiểu. .

Nếu dùng máy tính không kịp thì bạn hãy ghi chú bằng sổ.

Cách viết một meeting minutes

1. Trình bày rõ ràng các điểm quan trọng trong meeting minutes

Nhất định phải ghi các hạng mục sau đây:

Tên cuộc họp

Ngày giờ meeting

Địa điểm meeting

Người tham gia (và những người được bắt buộc tham gia nhưng vắng mặt kèm theo lý do)

Mục đích meeting

Các vấn đề (Nội dung)

Tình trạng và tiến độ (của dự án, task)

Các nội dung được thảo luận và quyết định trong meeting (ai phụ trách, deadline giải quyết)

Các vấn đề cần báo cáo cho lần họp tới

Khi ghi chép cần phải ghi rõ ràng để ai đọc meeting minutes cũng hiểu được vấn đề trình bày.

Các hạng mục trên đều là các mục rất cần thiết cho mỗi lần meeting, nên đưa vào template sẽ tốt hơn.

2. Áp dụng 5W1H

Khi tạo meeting minutes, cần ý thức rõ 5W1H để nhận biết đầy đủ chính xác nội dung và chia sẻ thông tin cho người liên quan.

What: Cái gì

Why: Tại sao

When: Khi nào

Where: Ở đâu

Who: Ai

How: Như thế nào

Nếu áp dụng được 5W1H sẽ tránh được việc thiếu sót nội dung trong meeting.

Tóm tắt

Việc tạo meeting minutes là công việc tất yếu cho bất kỳ meeting nào, khả năng cách làm trên vẫn cần nâng cao hơn rất nhiều, nhưng nó sẽ giúp giảm đi những công việc không rất cần thiết từng chút một để nâng cao hơn hiệu quả tổng thể.

Xem thêm: Conceptualize Là Gì – Conceptualization Là Gì

công ty chúng tôi hy vọng rằng bạn khả năng dùng các công cụ được giới thiệu ở đây để tạo ra meeting minutes hiệu quả.

Chuyên mục: Hỏi Đáp